АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Описание
Подойдет тем, у кого:
- Сотрудники постоянно что-то забывают, иногда даже игнорируют, так как редко кто спрашивает;
- Обработка входящих обращений, передача информации между подразделениями и много другое ведётся в бумажных реестрах / Excel;
- Четко не выстроено, кто на каком шаге, что делает и какие у него сроки;
- Длительные бизнес-процессы невозможно контролировать, сложно планировать что через три месяца нужно проверить, а таких процессов десятки и сотни в параллели;
- Руководители только и реагируют на проблемы, а не предупреждают их;
- Сотрудникам приходится работать в разных системах и нет связи между ними, контроль усложнён, информация теряется.
Решения
Как контролировать множество одновременно запущенных бизнес-процессов? А если они могут длиться полгода-год? А если они еще и параллельные и ветвистые? Отличный выход — это их визуализация. Если разбить один процесс на этапы и следить только за контрольными точками, соединяющие эти этапы, то становится всё намного проще!
На изображении представлена сводная БП.
На изображении представлена сводная БП.
Запускать новые бизнес-процессы из живой ленты десктопной версии корпоративного портала Битрикс24 совсем не удобно, когда у тебя в руках только телефон. А если ваш основной боевой персонал работает в полях, то необходимость запуска процессов живой ленты из мобильного приложения становится еще более острой.
Не редко в сервисных компаниях или на производстве встречается потребность в частом запуске групп задач, которые будут связанны по Ганту, иметь нужные зависимости друг от друга (т.е. начало последующей задачи от конца предыдущей), сроки, ответственных, наблюдателей и чек-листы и другие преднастройки. Обычные шаблоны задач в Битрикс24 не позволяют произвести такие преднастройки, и тем более не позволяют связать такие типовые преднастройки с типами сделок, на основе которых фиксируются договорные отношения с клиентом.
БП закупки
Длительный бизнес-процесс, помогающий собирать по каждому бренду (мультибрендовый магазин) данные о текущих продажах, сводить и планировать на следующий сезон, запрашивать счета на предоплату у поставщика/производителя, заносить данные в платежный календарь, контролировать доставку, растаможивание и распределение товара по сети магазинов.
БП на расход
Длительный бизнес-процесс, помогающий собирать по каждому бренду (мультибрендовый магазин) данные о текущих продажах, сводить и планировать на следующий сезон, запрашивать счета на предоплату у поставщика/производителя, заносить данные в платежный календарь, контролировать доставку, растаможивание и распределение товара по сети магазинов.
БП на отсутствие / отпуск
Даже когда в компании не очень много сотрудников, то сложно следить и помнить, кто и когда отпрашивался, причины и на какой срок/время, и как результат, когда человек отсутствует - все его начинают искать и потом выясняется, что он отпросился у того-то. Для того чтобы этот процесс "причесать" и предназначен этот БП.
Помогает выстроить цепочку согласования заявок на оплату и передать информацию бухгалтеру, а также привязать эту информацию к проекту для учета в расчете рентабельности проекта.
Выстраивает свою цепочку согласования и права доступа. После согласования информация передается бухгалтеру. Ведется общий реестр накладных затрат, разбитый по статьям.
Частая проблема, этот процесс сложно организовать оффлайн. Этот процесс автоматически запускается при отметке в счете факта оплаты (получены деньги от клиента). Спустя N дней запускается цепочка заданий ответственным лицам на подготовку документов, отправку, получение оригиналов. Формируется реестр отправленных и полученных актов.
БП на согласование договоров и получение оригиналов
Процесс запускается менеджером на основании сделки в CRM, к который необходимо подготовить договор. Договор готовит специалист по документообороту (опционально), отправляется клиенту, правится (может быть несколько итераций) и после согласования система просит приложить скан подписанного оригинала, и спустя N дней отметить о наличии договора в оригинале в реестре.
БП на обработку входящих обращений
Не редко в организациях есть процесс, который ведут в Excel или в Outlook. Более результативно его вести в Битрикс24: он и сам может нумеровать входящие обращения и можно распределять решение вопросов по подразделениям/ответственным, отслеживать статусы решения и система сама скажет, что подошел дедлайн.
Длительный бизнес-процесс, помогающий собирать по каждому бренду (мультибрендовый магазин) данные о текущих продажах, сводить и планировать на следующий сезон, запрашивать счета на предоплату у поставщика/производителя, заносить данные в платежный календарь, контролировать доставку, растаможивание и распределение товара по сети магазинов.
БП на расход
Длительный бизнес-процесс, помогающий собирать по каждому бренду (мультибрендовый магазин) данные о текущих продажах, сводить и планировать на следующий сезон, запрашивать счета на предоплату у поставщика/производителя, заносить данные в платежный календарь, контролировать доставку, растаможивание и распределение товара по сети магазинов.
БП на отсутствие / отпуск
Даже когда в компании не очень много сотрудников, то сложно следить и помнить, кто и когда отпрашивался, причины и на какой срок/время, и как результат, когда человек отсутствует - все его начинают искать и потом выясняется, что он отпросился у того-то. Для того чтобы этот процесс "причесать" и предназначен этот БП.
- Отгул (добавление в календарь отсутствий)
- Опоздание / Уход раньше
- Работа вне офиса
- Отпуск (добавление в календарь отсутствий)
Помогает выстроить цепочку согласования заявок на оплату и передать информацию бухгалтеру, а также привязать эту информацию к проекту для учета в расчете рентабельности проекта.
- Статья затрат
- Описание затрат
- Сумма, валюта
- Проект
- Прикрепление файла-счета
- Связанная задача
Выстраивает свою цепочку согласования и права доступа. После согласования информация передается бухгалтеру. Ведется общий реестр накладных затрат, разбитый по статьям.
- Статья затрат (отдельный раздел общего справочника)
- Описание затрат
- Сумма, валюта
- Прикрепление файла-счета
Частая проблема, этот процесс сложно организовать оффлайн. Этот процесс автоматически запускается при отметке в счете факта оплаты (получены деньги от клиента). Спустя N дней запускается цепочка заданий ответственным лицам на подготовку документов, отправку, получение оригиналов. Формируется реестр отправленных и полученных актов.
БП на согласование договоров и получение оригиналов
Процесс запускается менеджером на основании сделки в CRM, к который необходимо подготовить договор. Договор готовит специалист по документообороту (опционально), отправляется клиенту, правится (может быть несколько итераций) и после согласования система просит приложить скан подписанного оригинала, и спустя N дней отметить о наличии договора в оригинале в реестре.
БП на обработку входящих обращений
Не редко в организациях есть процесс, который ведут в Excel или в Outlook. Более результативно его вести в Битрикс24: он и сам может нумеровать входящие обращения и можно распределять решение вопросов по подразделениям/ответственным, отслеживать статусы решения и система сама скажет, что подошел дедлайн.
